Effiziente Arbeit in fünf Ausschüssen des Aufsichtsrats

Zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat Ausschüsse gebildet und deren Bedarf und Tätigkeit im Berichtsjahr laufend bewertet.

Im Einzelnen bestanden im Berichtsjahr folgende fünf Ausschüsse:

  • Präsidialausschuss,
  • Akquisitionsausschuss,
  • Prüfungsausschuss,
  • Ausschuss „Kapitalmarkt und Kommunikation“,
  • Nominierungsausschuss,

deren Aufgaben detaillierter im Corporate-Governance-Bericht dargestellt werden.

Generell werden in den Ausschüssen die Beschlüsse des Aufsichtsrats und Themen, die im Aufsichtsratsplenum zu behandeln sind, vorbereitet. Soweit gesetzlich zulässig wurden einzelnen Ausschüssen durch die Geschäftsordnung oder durch Beschlüsse des Aufsichtsrats in Einzelfällen Entscheidungsbefugnisse übertragen. Die Ausschussvorsitzenden berichteten in den Aufsichtsratssitzungen regelmäßig und umfassend über die Inhalte und Ergebnisse der jeweiligen Ausschusssitzungen.

Der Präsidialausschuss ist, soweit gesetzlich zulässig, für Beratung und Beschlussfassung in eiligen Angelegenheiten zuständig; darüber hinaus berät er den Vorstand kontinuierlich. Der Präsidialausschuss ist im Berichtsjahr nicht zu Sitzungen zusammengetreten. Beschlussgegenstände wurden vom Vorstand jeweils so rechtzeitig dem Aufsichtsrat vorgelegt, dass die Beschlussfassung im Aufsichtsratsplenum, teilweise auch durch das schriftliche Verfahren, möglich war.

Der Akquisitionsausschuss bereitet die Beschlüsse des Aufsichtsrats über Unternehmens- und/ oder Portfolioakquisitionen vor. Im Berichtsjahr tagte dieser Ausschuss nicht.

Der Prüfungsausschuss (Audit Committee) kam im Berichtsjahr zu vier Sitzungen, jeweils im Vorfeld der Veröffentlichung der Geschäftszahlen, zusammen. Er befasst sich mit Fragen der Rechnungslegung, der Wirksamkeit des Kontrollsystems, des Risikomanagements, des Revisionssystems und der Compliance sowie mit der Abschlussprüfung. Hierbei beschäftigt er sich insbesondere mit der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer und der Honorarvereinbarung sowie der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten. In Gegenwart von Vertretern des Abschlussprüfers der Gesellschaft und des Konzerns sowie des Vorstands erörterte der Prüfungsausschuss in seiner ersten Sitzung schwerpunktmäßig den Jahres- und Konzernabschluss sowie das Risikomanagementsystem. Der Prüfungsausschuss beriet darüber hinaus zusammen mit dem Vorstand in seinen drei weiteren Sitzungen eingehend die zu veröffentlichenden Quartals-, Halbjahres- und Neunmonatsergebnisse. Er sprach dem Aufsichtsrat eine Empfehlung zur Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2009 aus und überwachte die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers. Von diesem wurde auch eine Unabhängigkeitserklärung eingeholt.

Der Prüfungsausschuss ist mit drei (seit März 2010 vier) Mitgliedern des Aufsichtsrats, die über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung verfügen, besetzt. Der Ausschussvorsitzende Uwe E. Flach erfüllt alle Maßgaben des § 100 Abs. 5 des Aktiengesetzes.

Der Ausschuss „Kapitalmarkt und Kommunikation“ hielt im Berichtsjahr eine Sitzung ab. In dieser beschäftigte er sich intensiv mit der Aktienkursentwicklung, den Aktienkursbewegungen und der Aktionärsstruktur sowie mit den aktuellen Aktivitäten der Gesellschaft im Bereich Kapitalmarkt/ IR. Der Ausschuss erörterte dabei auch den Stand der Kommunikationspolitik des Unternehmens und diskutierte die künftige Kommunikationsstrategie, insbesondere gegenüber potenziellen neuen Investoren.

Der Nominierungsausschuss trat zu keiner Sitzung zusammen, da im Berichtsjahr keine Neubesetzungen erforderlich waren.